Er din debitorstyring klar til ændringer i personalet?

God risikostyring handler ikke bare om at kunne håndtere store eksterne risici, der kan ramme din virksomhed, men også om noget så jordnært, som at sikre din finansafdeling mod at bliver lammet eller ineffektiv ved personaleændringer. 

I mange virksomheder sidder relativt få personer med ansvaret for arbejdet med at kreditvurdere og drive penge ind. Det kan gøre virksomheden mere sårbar, hvis medarbejderne går på pension, på barselsorlov, bliver ramt af langvarig sygdom eller skifter job. 

Derfor er det en god idé at have et set-up, hvor man let og uden for meget oplæring kan få en ny medarbejder eller en afløser ind. Ellers risikerer du at miste evnen til at kreditvurdere kunder og kan blive tvunget til at kræve forudbetalinger eller løbe unødige risici. 

Et sådant set-up kræver en vis systematik, og selvom det er en investering at etablere, er det også en kærkommen lejlighed til at optimere din kreditstyring. 

Struktur skaber robusthed 

Kort sagt, gør en mere strukturel tilgang dig mindre afhængig af enkelte personer. Hvis jeres procedurer er helt tydelige og nedskrevne, er det nemmere for en ny medarbejder at træde til. 

Heldigvis er der flere ting, der kan hjælpe med at systematisere din kreditstyring og gældinddrivelse.  

• Klar kreditpolitik. Den rette kreditpolitik bør optimere virksomhedens likviditet og risikostyring ved at sikre klare, opdaterede retningslinjer for kreditgivning, som understøtter et stabilt cashflow, reducerer tab på debitorer og skaber grundlag for mere datadrevne og ensartede kreditvurderinger.  Det er vigtigt at inkludere salg i udarbejdelsen af jeres kreditpolitik, så jeres retningslinjer matcher markedet, og at der er klare rammer for, hvad salg kan gøre, uden at få OK fra finans, og hvornår finans skal foretage kreditvurderinger. 

• Overvej en samarbejdspartner – Dine nuværende debitoransatte kender højst sandsynligt dine nuværende kunder godt, og en personlig relation til kunderne er vigtig for samarbejdet. Risikoen opstår, når kollegaen stopper. Hvis du vælger at gøre brug af en kreditforsikring, udliciterer du en del af debitorarbejdet til en partner, der konstant er i dialog med og tjekker op på regnskaber fra dine kunder. 

• Integreret data – Hvis du integrerer data fra din kreditforsikrer eller udbyder af kreditinformation, så bliver det lettere at får overblik over din samlede eksponering og hurtigere at foretage nye vurderinger. Mange får ikke lavet løbende kreditvurderinger af kunderne, og data integreret direkte i dit økonomisystem eller en kreditforsikring kan være med til at sikre, at du løbende får tjekket op på dine kunders kreditværdighed.

• Sæt rykkerproceduren i system. Jeres medarbejder ved måske allerede, at det bedst kan betale sig at gribe telefonen og ringe til en kunde for at høre, hvad der sker, når en regning ikke bliver betalt. Men hvis det ikke er skrevet ned, vil en ny måske begynde at sende rykkere, hvilket kan træde nogen over tæerne eller være mindre effektivt. Desuden kan en mere begrænset dialog betyde, at I får mindre information om kundernes tilstand og dermed har sværere ved at vurdere deres kreditværdighed. Manglende information betyder, at I risikerer enten at blive overforsigtige i handlen med en kunde eller omvendt ikke når at begrænse jeres kredithandel med dem i tide. 

• Nedskrevet overdragelsesplan. Alt ovenstående er vigtigt for robustheden i finansafdelingen, men hvis der ikke er klare retningslinjer og en samling på den vedtagne strategi til kreditstyring, så vil en ny medarbejder have svært ved at tage over. Lav derfor en vejledning til en ny medarbejder samtidig med, at I udarbejder jeres nye strategi. 

I Atradius er vi klar til at støtte dig i arbejdet med at gøre din finansafdeling mere robust.  

Kreditforsikring er nemlig et værktøj, der helt naturligt hjælper dig med at etablere en struktur, processer, samtidig med, at den giver hurtige kreditvurderinger og løbende overvågning. På den måde sikrer en kreditforsikring kvaliteten og effektiviteten i dit debitorbogholderi i tilfælde af personaleændringer.