Sådan opbygger du en effektiv rykkerprocedure

En struktureret rykkerprocedure er fundamentet for en sund likviditet. Alligevel oplever mange ansat i økonomifunktioner, at de spilder unødig tid på manuel opfølgning, fordi de er i tvivl om de juridiske rammer: Hvilke regler for rykkergebyr gælder i B2B? Og hvor mange rykkere før inkasso skal man egentlig sende?

Denne guide giver dig de præcise rykkergebyr regler, den juridiske tidslinje og en brugbar rykkerskrivelse skabelon, du kan implementere i jeres kreditstyring med det samme.

Bemærk: Denne guide og de dertilhørende satser og frister gælder kun for det danske marked og tager udgangspunkt i dansk lovgivning. Særlige regler gør sig gældende, hvis du handler med udenlandske debitorer (se bunden af siden).

Lovgivningen i Danmark - rykkergebyr, regler og tidsfrister

Når du skal rykke en kunde i Danmark, skal du holde dig strengt inden for rammerne af den danske rentelov. Her er de kontante regler, du skal kende på det danske marked:

Antal gebyrer: Du må højst pålægge gebyr på 3 rykkere i samme sag.

Beløbsgrænse: Du må maksimalt opkræve 100 kr. pr. rykker.

Kredittid imellem rykkere: Der skal være mindst 10 dages betalingsfrist fra en rykker er afsendt, før du må sende den næste med et nyt gebyr.

Særlige regler for rykkergebyr i erhverv (B2B) 

Handler du med andre danske virksomheder, giver lovgivningen dig en markant fordel i form af et rykkergebyr erhverv (også kaldet kompensationsgebyr).

Hvad er kompensationsgebyret?

Ved B2B-handel i Danmark må du – udover det almindelige rykkergebyr på 100 kr. – opkræve et fast kompensationsbeløb på 310 kr. for inddrivelsesomkostninger. Dette beløb kan du pålægge allerede dagen efter forfaldsdatoen, og det kræver ikke, at du har sendt en rykker forinden.

Hvor mange rykkere før inkasso i Danmark?

Et af de mest udbredte spørgsmål i dansk debitorstyring er: Hvor mange rykkere før inkasso? Svaret overrasker mange: Rent juridisk behøver du kun at sende én.

I Danmark er der intet lovkrav om, at en kunde skal have tre rykkere. Lovens eneste krav er, at kunden skal modtage en inkassoskrivelse (et inkassovarsel) med en betalingsfrist på mindst 10 dage, før sagen kan overdrages til en advokat eller en inkassovirksomhed. Du kan altså vælge at lade din allerførste rykker fungere som inkassovarsel.

Rykkerskrivelse skabelon: Eksempel på den rette rykker tekst

For at gøre jeres debitorstyring så nem som muligt, har vi opbygget en standard tidslinje med tilhørende rykker tekst, som du kan kopiere direkte til jeres danske kunder.

Fase 1: Den venlige betalingspåmindelse (0-3 dage efter forfald)

Brug en uformel betalingspåmindelse som en service. Ofte er der blot tale om en forglemmelse, og det er unødvendigt at belaste kunderelationen med gebyrer med det samme. Læs mere om fremtidens inkasso bliver mere forsonlig.

Rykkerskrivelse eksempel 1: Påmindelse

Emne: Vedrørende udestående faktura nr. [Fakturanummer]

Hej [Kundens navn],

Vi kan se i vores system, at vi mangler at modtage betaling for faktura nr. [Fakturanummer] med forfaldsdato den [Dato].

Vi vil bede dig undersøge, om der er sket en fejl, eller om fakturaen er overset. Du kan indbetale beløbet på [Beløb] kr. til vores konto: [Kontonummer] inden for 3 hverdage.

Hvis du allerede har betalt inden for de seneste dage, kan du se bort fra denne besked.

Fase 2: Den officielle rykker med gebyr (10 dage efter forfald)

Hvis påmindelsen ikke virker, overgår sagen til den formelle rykkerprocedure, hvor du pålægger gebyr efter de danske regler.

Rykkerskrivelse eksempel 2: Rykker

Emne: Rykker: Manglende betaling af faktura nr. [Fakturanummer]

Til [Virksomhedsnavn],

Da vi fortsat ikke har modtaget betaling for faktura nr. [Fakturanummer], sender vi hermed vores første officielle rykker.

Vi har i overensstemmelse med rentelovens regler pålagt et rykkergebyr på 100 kr. [Valgfrit for B2B: samt et lovpligtigt kompensationsgebyr på 310 kr.] Det samlede beløb til betaling udgør nu [Nyt samlet beløb] kr.

Betalingsfrist: Beløbet skal være os i hænde senest 10 dage fra dags dato (den [Dato]).

Fase 3: Inkassovarsel (22 dage efter forfald)

Dette er jeres sidste interne kommunikation og fungerer som den lovpligtige danske inkassoskrivelse.

Rykkerskrivelse eksempel 3: Inkassovarsel

Emne: VARSEL OM INKASSO: Faktura nr. [Fakturanummer]

Til [Virksomhedsnavn],

Dette er vores sidste rykkerskrivelse vedrørende faktura nr. [Fakturanummer]. We har fortsat ikke modtaget jeres indbetaling på det udestående beløb.

Der er i dag pålagt yderligere 100 kr. i rykkergebyr, hvorefter det samlede krav udgør [Beløb] kr.

VIGTIGT: Hvis det fulde beløb ikke er indbetalt senest 10 dage fra dags dato, vil sagen uden yderligere varsel blive overdraget til inkasso i henhold til inkassolovens § 10. Dette vil medføre betydelige ekstra omkostninger for jeres virksomhed.

Handler du med udlandet? International kreditstyring kræver anden praksis

Det er afgørende at understrege, at de ovenstående gebyrsatser, tidsfrister og formelle krav kun gælder for debitorer bosiddende i Danmark. Hvis din virksomhed eksporterer, vil du hurtigt opleve, at hvert enkelt land har sine helt egne regler for rykkerprocedurer, renter og inkassolovgivning.

For eksempel er det i nogle lande kutyme at køre en langt mere telefonisk rykkerproces, mens andre lande kræver specifikke notar-stempler, før en faktura overhovedet kan sendes til inddrivelse.

Lad en kreditforsikring sikre jeres globale og nationale vækst

Uanset om du rykker kunder i Danmark eller i udlandet, stopper effekten af jeres rykkerprocedure, hvis kunden går konkurs eller bliver erklæret insolvent.

Med en kreditforsikring hos Atradius gør du jeres kreditstyring proaktiv. Vi overvåger dine kunders betalingsevne på tværs af grænser – og hvis en kunde (hjemme eller ude) ikke kan betale, dækker forsikringen tabet på jeres kundefordringer. Det giver dig tryghed til at vækste, uanset hvor i verden dine kunder befinder sig.